Revisar como foram os trabalhos e resultados de um ano que termina e iniciar o planejamento do próximo é muito importante para melhorar processos, produtos e serviços.
Tão importante quanto dedicar um tempo para a revisão e planejamento é utilizar as ferramentas certas para auxiliar no entendimento de problemas e de definição de objetivos. Algumas muito conhecidas e eficientes para isso são os 5 porquês e o objetivo SMART. Neste artigo, vamos entender melhor essas duas ferramentas e como você pode aplicá-las em sua empresa para ter os melhores resultados.
Os 5 porquês
Essa técnica tem por objetivo chegar à real causa raiz de determinado problema ao se perguntar 5 vezes o motivo de um acontecimento. Ela é simples e pode trazer respostas interessantes que antes não tinham sido percebidas pela equipe, mas os resultados podem ser ainda melhores se combinado com outras ferramentas, como o diagrama de Ishikawa (diagrama Espinha de Peixe).
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Ao se analisar um problema, muitas vezes a equipe enxerga apenas a causa direta a ele, porém, a raiz é anterior a isso. Quando é possível identificar a causa raiz de uma situação, resolve-se outros problemas que acontecem no meio do processo e ainda são economizados recursos na solução a longo prazo.
Vamos ver um exemplo:
Problema: Alta proporção de produtos defeituosos
- Por que isso acontece? É resultado de um problema no processo produtivo.
- Por que o processo está com problema? Uma das máquinas não está funcionando corretamente.
- Por que não funciona corretamente? Não foi realizada a manutenção preventiva dela.
- Por que não foi realizada a manutenção? Esse tipo de ação não está inclusa no processo de trabalho.
- Por que não está no processo de trabalho? A empresa não tem planos claros de manutenção preventiva.
É importante ressaltar que as respostas devem ter bases investigativas e a equipe precisa elaborar uma explicação convincente e lógica para cada pergunta da cadeia causal. Limitar em 5 vezes evita que as respostas se afastem do problema original e percam relevância, ao mesmo tempo em que gera insights interessantes sobre causas relacionadas antes não vistas.
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Objetivo SMART
A técnica SMART auxilia na definição de objetivos e metas mais eficientes e estratégicas, uma vez que metas ruins não trazem resultados. Do inglês “esperto”, cada letra representa uma característica essencial:
- S = Specific = Específico: a sua meta tem que ser clara, não podem haver interpretações dúbias. É fundamental que todos os envolvidos tenham entendido qual o objetivo, pois o mau entendimento é certeza de insucesso.
- M = Measurable = Mensurável: ele deve ser fácil de ser medido e avaliado por meio de números. O objetivo deve estar relacionado a um indicador de progresso e a um indicador temporal para que possa ser acompanhado.
- A = Attainable = Atingível: ele tem que ser possível de ser alcançado. Desafio é sempre bom, mas algo além da capacidade da equipe é somente frustrante e até irresponsável.
- R = Relevant = Relevante: O objetivo precisa estar fortemente relacionado para a solução do problema em questão, ele precisa ser relevante para a o objetivo final. Se não for fundamental para a solução do problema, é possível questionar se esse é um objetivo a ser alcançado.
- T = Time-based = Temporal: A meta em questão precisa estar atrelada a uma data limite para a execução, do contrário, não é possível ter controle e medir algo que não tem uma data fim. É fundamental que sempre se estabeleça um prazo para o trabalho de cada objetivo.
É importante lembrar que de nada adianta ter um objetivo muito bem definido, mas não fazer o acompanhamento dos trabalhos. O gestor e toda a equipe precisam estar a par das métricas de mensuração para saber se a meta será alcançada no prazo estipulado e, se não, fazer adequações e novos planos de ação.
Ao trabalhar com as ferramentas dos 5 porquês e do objetivo SMART, você terá um entendimento melhor da causa raiz de um problema da sua empresa e poderá traçar uma meta eficiente e com potencial de bons resultados. São ótimas técnicas para serem aplicadas nesse momento de revisão de ano e planejamento estratégico de 2019.
Depois de conhecer os métodos 5 porquês e SMART, tem outras ferramentas que você pode gostar de conhecer!
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