A metodologia 5S já é muito conhecida e utilizada nos processos fabris. Mas você sabia que seus benefícios ocorrem da mesma forma nos processos administrativos? Vamos te explicar melhor como aplicar os 5s nas áreas administrativas a seguir. Confira!
A aplicação dos 5s no ambiente administrativo ainda parece polêmico a um primeiro olhar. Afinal, como organizar e padronizar o ambiente e as atividades administrativas de um escritório?
Quando consideramos o ambiente de fábrica, transformamos matéria bruta em produto. No escritório, transformamos dados em informações e documentos essenciais para a lucratividade e crescimento da empresa – o que exige a mesma atenção e padronização nas atividades rotineiras.
Assim, estudiosos do 5s, apesar de reconhecerem os desafios da aplicabilidade dos métodos no escritório, sugerem que se trate o escritório da mesma maneira, focando nos processos e sua simplificação para evitar erros e aumentar sua eficiência.
Entenda adiante como isso é possível!
O conceito de 5s no escritório
Esse importante conjunto de técnicas traz métodos de organização e limpeza da sabedoria milenar japonesa, reconhecida por sua cultura de autodisciplina.
Seu nome vem das iniciais das seguintes palavras: Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke, que podem ser traduzidos, respectivamente, por classificar, organizar, limpar, padronizar e manter.
Em uma visão geral, entendemos que o principal intuito dos 5s é organizar o ambiente para que os processos se tornem mais simples e a produção tenham um fluxo contínuo. O resultado é maior eficiência na rotina.
O principal diferencial em sua aplicação no escritório em comparação com o ambiente fabril está na redução massiva de processos mecânicos e na maior variabilidade de atividades ao longo do dia, que acabam por dificultar a padronização.
Por exemplo, é difícil controlar em quanto tempo uma pessoa demora para criar um determinado documento escrito, entretanto, há a possibilidade de criar padrões para facilitar e simplificar documentos rotineiros.
Um grande desafio dos 5s no escritório é criar meios de controle e avaliação.
Conheça os principais benefícios dos métodos de 5s no escritório
Entre os principais benefícios da aplicação dos métodos de 5s no escritório, se pode obter:
- Maior organização de documentos, facilitando o acesso aos arquivos e informações necessárias para as funções diárias em diferentes departamentos;
- Maiores estímulos para organização dos processos e simplificação das atividades rotineira ao tornar o ambiente mais limpo e organizado, evitando pilhas de papéis e documentos duplicados;
- Maior economia de recursos, como papel e materiais de escritório;
- Maior economia de tempo ao buscar documentos e materiais, ao estabelecer padrões de trabalho;
- Maior agilidade no fornecimento de informações aos públicos externos, impactando no relacionamento e qualidade de atendimento da empresa.
Veja agora como é possível aplicar os métodos na realidade do seu escritório!
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Como aplicar o 5s no escritório
Veja abaixo algumas ideias de como aplicar esse método:
A campanha “um é melhor”
Estabeleça padrões que eliminem duplicidade de documentos e cópias desnecessárias, buscando simplificar ao máximos os padrões.
Alguns exemplos comuns: memorando de apenas uma lauda, reuniões de no máximo uma hora, arquivos em um único local ou armário, etc.
Essa máxima pode ser aplicada também ao uso de computador e internet. Por exemplo, a organização de uma única pasta na rede da empresa ou do local de arquivo na nuvem – ferramenta sendo amplamente utilizada pelas empresas hoje.
Ferramentas colaborativas online de edição de texto e planilhas também muito utilizadas hoje, garantem que documentos não sejam duplicados e se criem várias versões.
Nessa campanha, utilizamos os conceitos de Seiri (classificar), Seiso (limpar) e Seiketsu (padronizar).
Encontre qualquer documento em 30 segundos
Essa é a meta! Faça o arquivamento de todos os seus documentos, seja digital ou físico, de uma maneira que qualquer documento possa ser encontrado em 30 segundos.
O primeiro passo é eliminar livros contábeis antigos, formulários duplicados, entre outros, por meio de uma limpeza profunda.
O segundo passo é organizar mesas, gavetas, armários e também a área de trabalho do seu computador. A dica é utilizar e separar ficheiros e pastas por uso de cores, etiquetas ou números, de forma que a sua organização se torne óbvia e também mais fácil de memorizar.
Neste item, vimos como aplicar Seiton (organizar) e Seiso (limpar).
Kaizen e a cultura organização
Por fim, os 5s deve fazer parte da cultura da empresa. Utilize estratégias de comunicação ou endomarketing para envolver sua equipe e garantir que o trabalho individual colabore com manutenção da limpeza e organização do ambiente.
Esse item é muito importante para o quarto S: Shitsuke (manter).
Uma outra maneira de engajar a equipe e impulsionar a mudança cultural é buscar a aplicação da filosofia Kaizen. Ela pode ser explorada para estimular o trabalho em grupo e garantir que a criatividade dos colaboradores saia do papel e se transforme em projetos executáveis.
Para saber mais sobre Kaizen e sua aplicação, leia nosso artigo.
Uma dica muito relevante para alcançar o máximo de eficiência aplicando o método 5s no seu escritório é sempre compartilhar informação com a sua equipe e traçar processos e procedimentos com o envolvimento de todos a partir da gestão visual. Assim, cria-se um grande espaço para a transformação da cultura.
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