Neste artigo você irá conhecer duas poderosas ferramentas de análise: 5W2H e GUT. Elas são utilizadas para diagnosticar e encontrar a melhor forma de solucionar um problema. Confira!
As ferramentas de análise da qualidade são amplamente utilizadas para identificar e mensurar um determinado problema com a finalidade de apontar os melhores caminhos para solucioná-lo.
No post anterior falamos sobre as Ferramentas de análise: Diagrama de causa e efeito (Ishikawa) e Pareto.
Nesse artigo, daremos continuidade ao assunto falando sobre outras duas ferramentas de análise, o método 5W2H e o método GUT.
Confira abaixo o que são essas ferramentas e como aplicá-las em seu negócio.
Ferramentas de Análise: Método 5W2H
Esse método de análise da qualidade tem a principal função de auxiliar a implantação de projetos e a elaboração do plano de ação. Ele foi desenvolvido no auge do crescimento das indústrias automobilísticas do Japão com o intuito de estabelecer parâmetros para processos e alcançar a máxima qualidade de produtos e serviços.
Independentemente da área de atuação do negócio, o método 5W2H é de fácil entendimento e aplicação, entretanto, é necessário que haja confiabilidade das informações para se ter uma eficácia dessa ferramenta de análise.
Quando aplicar o método 5W2H?
O método mapeia as soluções para um problema, assim, pode ser aplicado para tomar uma decisão, estabelecer atividades e responsáveis para as diversas tarefas envolvidas em sua implantação ou auxiliar no cronograma e planejamento dessas atividades — especificando tempo e custos envolvidos.
Como aplicar o método 5W2H?
A imagem abaixo se refere às informações que denominam o método: What (O quê), Why (Por Que), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como) e How Much (Quanto).
Para estabelecer os processos e o plano de ação, é necessário desenvolver uma tabela respondendo os itens descritos:
- What: o que fazer para solucionar o problema?
- Why: por que fazer dessa forma?
- Where: onde será realizado o projeto?
- When: quando e qual o prazo de finalização previsto?
- Who: quais áreas são responsáveis?
- How: qual será a metodologia utilizada?
- How much: qual o orçamento disponível ou previsto?
Exemplo de aplicação
Imagine que o laboratório da empresa precise fornecer determinada análise para garantir a qualidade de seus produtos e não há o equipamento necessário. Nesse caso a ser solucionado é: implantação do equipamento x.
Vejamos abaixo um exemplo de como o plano de ação é colocado em prática:
A partir dessa organização, é possível visualizar com mais facilidade as tarefas a serem designadas e as decisões que podem ser tomadas.
Ferramentas de Análise: Método GUT
A matriz de priorização de GUT é uma ferramenta para ajudar na resolução de problemas quando não se pode contar com números e informações quantitativas. Ela foi desenvolvida no início da década de 1980 e o significado da sigla GUT é Gravidade, Urgência e Tendência.
Sua aplicação consiste em dar uma nota de 1 a 5 nos três critérios, a partir de um entendimento qualitativo, para conseguir classificar de forma quantificável. A multiplicação de suas notas, sendo o 5 de maior prioridade e o 1 de menor prioridade, dará a resolução desses problemas ao gestor.
Os três critérios são:
- Gravidade: a nota deverá ser estabelecida a partir da análise dos impactos desse problema nos custos, na produtividade, na infraestrutura, nos colaboradores, etc. Deve-se considerar o cenário a curto, médio e longo prazo.
- Urgência: é a necessidade de solucionar o problema em menor prazo, a nota pode ser estabelecida a partir da análise de sua gravidade também.
- Tendência: este item analisa qual a tendência do problema ser agravado com o tempo caso não seja solucionado de forma imediata. No caso do problema se intensificar com o tempo rapidamente, uma nota próxima a 5 deve ser indicada.
Quando aplicar o método GUT?
Quando o setor da empresa ou a gerência possuem o diagnóstico de que existem problemas a serem resolvidos ou projetos com necessidade de implantação, mas não se sabe ao certo qual a prioridade de cada um deles.
O método GUT pode ser aplicado para ajudar na definição do plano de ação e cronograma para a resolução desses problemas.
Como aplicar o método GUT?
Faça uma tabela, listando nas linhas os problemas a serem discutidos na matriz e nas colunas os três critérios de classificação, sendo a última coluna destinada ao cálculo GUT. Conforme exemplo abaixo, liste a quantidade de problemas que necessitar.
Exemplo de aplicação
A diretoria de uma empresa x recebeu algumas reclamações de seus colaboradores, observando problemas que necessitam de uma resolução.
Assim, aplicando os problemas na tabela, a diretoria chegou ao seguinte modelo:
A tabela nos mostra que o primeiro problema que receberá atenção será o tratamento da reclamação dos clientes, especialmente porque esse problema é grave para a manutenção das atividades da empresa; o cliente espera uma resposta rápida e, por fim, é um problema que pode se agravar caso não seja solucionado de imediato.
A eliminação das rachaduras será o último problema a ser resolvido. Esse número baixo de prioridade foi estabelecido porque esse problema não se agrava a curto prazo e, portanto, foi classificado com uma urgência baixa.
O método GUT pode ser aplicado a diversas situações e em diferentes cenários, sendo uma ferramenta de praticamente custo zero de grande relevância no estabelecimento de prioridades.
A utilização de ambas ferramentas de análise são de suma importância para um bom mapeamento de processos na sua empresa e a obtenção de maior controle da sua gestão. Afinal, uma empresa precisa de resultados para obter sucesso e lucratividade.
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Marinez Pedrozo
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