Os especialistas em Lean, Don Tapping e Tom Shuker, afirmam que 60 a 80% da satisfação do cliente está ligada a funções administrativas como, por exemplo, o fornecimento do orçamento, a emissão da nota fiscal, o projeto de engenharia, entre outros.
Essas são atividades diárias, existentes em todas as empresas, que concentram grande parte das horas trabalhadas e gastos com despesas administrativas. Dessa maneira, foram desenvolvidas uma série de ferramentas e boas práticas com o intuito de eliminar os desperdícios desses processos, criando-se o Lean Office, ou Escritório Enxuto.
Para tal, esses profissionais se dedicaram a adaptar a filosofia do Lean Manufacturing para redução de desperdícios e melhoria contínua também para gerenciar áreas administrativas.
Vamos entender melhor adiante como isso é possível:
O que é o processo de gerenciamento do fluxo de valor?
O fluxo de valor pode ser entendido como todo o processo percorrido pela empresa até a compra do produto pelo consumidor — que pagará o preço ou o valor estabelecido por aquele determinado produto ou serviço.
Assumimos aqui que o fluxo deva ser contínuo, percorrendo cada etapa de maneira fluida e eficaz para o melhor valor possível.
Porém, na prática não é o que acontece. A falta da cultura da organização e planejamento muitas vezes faz com que contratempos atrapalhem os processos e impactem diretamente no fluxo de valor.
Dessa forma, o gerenciamento do fluxo de valor é, além de uma estratégia de gestão, um processo comprovado para planejar as melhorias internas e tornar a sua empresa Lean.
Essa metodologia propõe ferramentas auxiliares e ações com os colaboradores que permitem a adesão ao Lean Office de maneira integrada entre administrativo e produção, buscando maior eficiência e eficácia na rotina de trabalho dos colaboradores.
Por que gerenciar as áreas administrativas com Lean Office?
Tão importante quanto aplicar o Lean na produção, é aplicá-lo também para gerenciar as áreas administrativas. Afinal de contas, as estratégias e ordens da empresa partem da sua gerência administrativa.
Se tornar Lean significa obter uma mudança na cultura organizacional para a busca constante por melhorias e processos mais eficazes.
A partir da aplicação de ferramentas de Lean e a organização de seus devidos processos, os próprios colaboradores se tornam agentes ativos na busca de maior compreensão das etapas do fluxo de valor e passam a ter:
- Um trabalho mais padronizado e, consequentemente, menores erros administrativos e financeiros;
- Redução nas reclamações de atendimento e SAC;
- Maior índice de finalização e entrega de projetos;
- Economia de tempo e melhor previsão de contratempos;
- Maior participação nas decisões.
Quais as etapas para gerenciar nas áreas administrativas?
Para a aplicação do Lean Office ser efetiva, existem algumas etapas que devem ser seguidas. Esse passo-a-passo, garante que cada item seja organizado de maneira a tornar a experiência do Lean mais efetiva possível.
As etapas são:
- Comprometer-se com o Lean
- Escolher o fluxo de valor
- Aprender sobre as teorias do Lean
- Mapear o estado atual
- Identificar as métricas de quantificação
- Mapear o estado futuro (utilizando conceitos de demanda, fluxo e nivelamento)
- Criar os planos Kaizen
- Implementar os planos Kaizen
Para colocar essas etapas em prática, algumas ferramentas podem ser fundamentais, tal como a utilização do Painel Histórico.
O Painel histórico é uma estrutura equivalente a um pôster ou quadro que deve constar as unidades que geram valor ao cliente, tais como: novos pedidos, encomendas de consumidores, entrega de orçamentos, duplicatas a pagar ou receber, avisos de sinistro, relatório de folha de pagamento, relatório de marketing, entre outros.
Essa ferramenta entra no mapeamento do estado atual, bem como a formulação do mapeamento do estado futuro, indicando o que é essencial aprimorar nos processos.
Outras ferramentas como planilhas, relatórios e formulários padronizados podem ser utilizados para auxiliar na formação de métricas e acompanhamento dos resultados.
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Para gerenciar as áreas administrativas é necessário:
- Comprometer-se em entender o lean, o que é o fluxo de valor e que realmente é necessário ter 100% de controle em seus processos para clientes satisfeitos e maior rentabilidade do seu negócio.
- Para tal, procure entender a demanda do seu cliente. Ela pode variar e tornar o seu mapeamento de fluxo de valor mais complexo, entretanto, ainda assim é possível fazê-lo e tornar o trabalho mais padronizado. O trabalho padronizado atende sua demanda com a qualidade e no tempo esperado.
- Sempre comunique-se com sua equipe e use em abundância o gerenciamento visual. Se o seu escritório opta por adotar novas estratégias de Lean Office, é fundamental informá-los ou colocá-los a par dos objetivos da diretoria antes de qualquer mudança no ambiente de trabalho.
A última consideração em como gerenciar nas áreas administrativas com estratégias do Lean Office é sempre priorizar as relações humanas e considerar uma participação ativa dos colaboradores na implementação.
Trabalhe com sua equipe e garanta uma implementação com êxito, afinal, são as pessoas que tornam os processos possíveis!
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