O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que potencializa a probabilidade dos bons resultados dentro de uma empresa. O método consiste em compreender, de forma simples e clara, como os negócios estão operando, documentando cada passo da operação em termos de entradas, saídas e ações. É como se houvesse um registro geral do processo para que se possa compreendê-lo como um todo e, assim, entender a necessidade de se pensar em uma maneira de melhorá-lo.
O bom mapeamento é imprescindível para fundamentar diversas melhorias de processos, como o Lean Manufacturing, por exemplo. A partir da boa estruturação deste método é que pontos de melhorias podem ser elencados e observados mais detalhadamente, garantindo, assim, que os resultados sejam potencializados.
Por meio do mapeamento de processos é possível identificar tarefas desnecessárias e reduzir atrasos ou retrabalhos, esclarecer os papéis dentro do processo, reduzir custos e automatizar rotinas, ter mais controle, monitoramento e conseguir melhorar a satisfação do cliente.
Em outras palavras, o mapeamento de processos oportuniza que empresas repensem como a organização trabalha, verificando se cumpre ou não seus objetivos e possibilitando, a partir disso, que ações sejam tomadas para que haja excelência na gestão.
Diante das inúmeras vantagens de implantação do método, vamos falar mais sobre o assunto?
Como fazer um bom mapeamento de processos na sua empresa em 5 passos!
1. Identificação e listagem dos processos
O primeiro passo é definir qual o objetivo, a necessidade do mapeamento e qual o resultado esperamos. Em seguida, é possível definir um setor ou linha de produção em que será realizado.
Com o objetivo definido é preciso coletar as informações do processo que será mapeado, como: tarefas executadas, tempo gasto nas atividades, quantidade de pessoas envolvidas em cada etapa, quem são os fornecedores e respectivos clientes, etc.
Esta etapa consiste em definir o objetivo do mapeamento e levantar as informações dos processos atuais e tarefas executadas, com o objetivo de identificar atividades que geram desperdícios e que agregam valor.
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2. Envolvimento da equipe
A etapa consiste em envolver todos os profissionais que compõem o processo. É através da equipe que você encontrará informações essenciais da execução do processo sob análise.
Realizar entrevistas, questionários, reuniões, observações de campo e coleta de evidências, podem ser algumas das ferramentas utilizadas para que a liderança da empresa identifique e passe pelos principais pontos dos processos adotados na organização.
3. Desenvolver o Plano de Ação
O Plano de ação vai auxiliar na hora de executar as melhorias identificadas nas duas primeiras etapas do mapeamento.
Estabeleça objetivos, prazos, metas, orçamentos e o responsável por entregar o resultado em cada etapa.
Desta forma você saberá exatamente como aplicar e a quem cobrar durante a implantação das ações na empresa, mantendo em foco o objetivo que foi determinado na primeira etapa do processo.
4. Monitore e avalie os processos
Avalie a eficácia dos processos atuais, considerando possibilidade de melhorias e otimizações.
A análise do processo identifica as causas dos problemas, prioriza as necessidades mais urgentes e detecta a origem do que está acontecendo.
É importante que todos os indicadores sejam administrados para garantir que todos os ajustes nos processos tidos como necessários não deixem de ser realizados.
5. Melhoria Contínua
Avalie continuamente o mapeamento de processos e acompanhe as métricas para medir a evolução.
Padronizar o processo garante que todos os envolvidos vão realizar as atividades da mesma forma, assim fica fácil identificar os gargalos e os pontos de melhorias.
Adote técnicas de melhoria contínua, seja o Lean Manufacturing, Kaizen, Seis Sigma, PDCA ou outra.
Estes são alguns dos passos que todo gestor precisa considerar na hora de implementar o mapeamento de processos dentro da sua empresa.
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